Optimierung eines Vertrags-Portfolios

Optimierung eines Vertrags-Portfolios

6. Oktober 2017

Hintergrund

Unternehmen beschäftigen ihre IT-Dienstleister oft über Jahre hinweg. Dabei sind Abrechnungen nach Zeit & Material durchaus üblich – doch nicht immer wirtschaftlich sinnvoll. Es kann sich lohnen, Leistungen, Verträge und Konditionen regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen.

Ausgangslage

Ein Energieanbieter mit mehreren internationalen Tochtergesellschaften musste für den Betrieb seiner IT-Systeme jahrein, jahraus erhebliche Summen aufwenden. Trotzdem wurde das Budget oft überschritten, obwohl die vereinbarten Service Levels nicht immer erfüllt wurden. Das musste sich ändern.

Besonderheit

Die Situation in den einzelnen Landesgesellschaften hinsichtlich Zahl der IT-Dienstleister, Leistungen, Konditionen, Art der Zusammenarbeit war sehr unterschiedlich. Anfangs war auch die Bereitschaft zur Kooperation eher verhalten. Das änderte sich schnell, als deutlich wurde, welches Einsparpotenzial wir mit diesem Projekt realisieren konnten.

Umsetzung

Unser Auftrag betraf die Kunden-Niederlassungen in mehreren europäischen Ländern und umfasste zwei Stufen. Zunächst haben wir die Ist-Situation analysiert und dazu Interviews mit den Verantwortlichen in IT und Fachbereichen geführt. Das Service-Portfolio wurde untersucht und vor allem Vorgaben und tatsächlich erbrachte Leistungen mit den Aufwendungen abgeglichen. Es zeigten sich erhebliche Diskrepanzen. In einem zweiten Schritt haben wir dann gemeinsam ein Leistungs-Portfolio definiert, das ausgeschrieben wurde.

Kundennutzen

Die neuen Dienstleistungs-Verträge sind jetzt durchgängig auf SLA-Basis gefasst. Zusätzlich zu den für unseren Auftraggeber günstigen Konditionen haben wir die SLAs an ein Bonus-Malus-System gekoppelt, um sicherzustellen, dass die definierten Leistungen auch wirklich pünktlich und vollständig erbracht werden. Im ersten Jahr konnten so bereits fast 50% der Ausgaben (rund 2 Millionen Euro) eingespart werden. Übrigens profitieren auch die Dienstleister durchaus von den neuen Vereinbarungen, denn sie erhalten mehr Planungssicherheit als vorher. Durch die stark reduzierte Zahl der Dienstleister sind darüber hinaus auch die organisatorischen Abläufe bei unserem Kunden sehr viel einfacher und effizienter geworden.

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