Cloud Sourcing Office 365 für 60.000 Mitarbeiter

Cloud Sourcing Office 365 für 60.000 Mitarbeiter

6. Oktober 2017

Hintergrund

Die Abspaltung von Konzerngesellschaften ist aus Sicht der IT keineswegs ein triviales Unterfangen. Gerade bei gewachsenen und konsolidierten IT-Services kann ein solches Vorhaben längst vergessene Umstände zu Tage fördern. Wenn mit der Trennung des Systems, in diesem Fall die Exchange Infrastruktur, auch noch die Migration zu einem zu einem Cloud Service angestrebt wird, potenziert sich die Komplexität des Vorhabens.
Im Zuge einer Unternehmenstrennung bestand die Aufgabe darin, die gesamte Mail-Infrastruktur vollständig, klar und zügig in zwei unverbundene Bereiche getrennt werden.
Zusätzlich sollte im Rahmen dieser Trennung das bestehende System aufgelöst und in die Cloud migriert werden.

Ausgangslage

Die Größe des Projekts umfasste 60.000 User mit insgesamt 90.000 Postfächern und 80.000 Archiven. Dieses alles nahtlos zu migrieren, so dass der Geschäftsbetrieb uneingeschränkt und reibungslos weiterlaufen konnte, war eine große Herausforderung und Bedingung – ansonsten hätte unser Auftraggeber kartellrechtlich bedingte Konventionalstrafen zu befürchten.

Besonderheit

Bei der Mail Infrastruktur dieses Konzerns handelt es sich um einen Verbund, der im Rahmen von diversen Zukäufen und Veräußerungen viele Altlasten beinhaltet und durch diverse Umstrukturieren starke Abhängigkeiten innerhalb der Postfächer aufweist. Die Überführung zu einem cloudbasierten Service, der wenig individualisierbar ist, stellte sich nicht nur technisch als eine der größten Herausforderungen dar.

Umsetzung

Das Projekt war in drei Hauptteile gegliedert: Enabling, also alle vorbereitenden Maßnahmen zur technischen Ertüchtigung; Migrieren aller Postfächer; Roll-out von Office 365 Pro inklusive Skype for Business, SharePoint online und OneDrive for Business für alle User. Über alle Projektphasen hinweg waren wir für die Migration der zentrale Ansprechpartner für alle Unternehmensteile, haben die hausinternen Einheiten koordiniert und waren Schnittstelle zum externen Infrastruktur-Dienstleister.

Kundennutzen

Für unseren Auftraggeber war das Projekt geschäftskritisch, weil er damit seine gesetzlichen Vorgaben erfüllen musste. Das haben wir für ihn pünktlich, sicher und transparent erledigt und ihm gleichzeitig ein neues, zukunftsfähiges Paket an Anwendungen für seine Mitarbeiter eingerichtet. Die Betriebskosten für den gesamten Bereich „E-Mail“ sind gesunken, bei gestiegenem Service-Umfang: Die Services sind besser verfügbar, und zwar weltweit und plattformunabhängig, Zugriffsbarrieren sind entfallen (kein VPN mehr), was wiederum die lokale Infrastruktur entlastet und die Flexibilität steigert. Mit der neuen IT-Lösung arbeiten die Mitarbeiter produktiver und sicherer – auch in Zukunft.

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